Bagaimana menjawab telepon secara profesional

Memiliki keterampilan seorang profesional telepon dapat membantu Anda sukses di dunia bisnis, apakah Anda mewakili bisnis kecil, menyediakan informasi untuk lembaga keuangan atau bertindak sebagai jalur komunikasi pertama untuk sebuah perusahaan besar. Cara profesional untuk menjawab telepon dalam komunikasi bisnis membuat semuanya jelas antara kedua belah pihak. "Berkomunikasi dengan jelas dan mendengarkan secara efektif adalah landasan dari hubungan yang setia." Ketika orang tidak dapat melihat orang di ujung telepon, sikap percaya diri dan berpengetahuan membuat mereka tahu bahwa mereka berurusan dengan seorang profesional. .

Langkah-langkah untuk diikuti:

1

Luangkan waktu Anda untuk mengambil penerima panggilan masuk. Bergegas untuk menjawab telepon ketika Anda tidak siap, beri tahu orang tersebut di ujung telepon bahwa Anda tidak siap untuk menerima panggilan. Biarkan telepon berdering satu atau dua kali sebelum Anda mengangkatnya dan tarik napas panjang untuk mempersiapkan panggilan.

2

Kutip organisasi yang Anda wakili dan nama Anda. Momen ini penting karena mengirimkan informasi paling dasar ke pihak lain dan menghilangkan keraguan apakah itu nomor yang benar.

3

Dengarkan dengan cermat penelepon. Tunggu hingga Anda selesai berbicara untuk menjawab dan pastikan Anda memahami pertanyaan Anda sebelum menjawab. Perjelas setiap detail pertanyaan lawan bicara jika Anda tidak yakin.

4

Bicaralah perlahan ketika Anda menjawab penelepon. Percaya diri dengan jawaban Anda. Pilih bahasa Anda dengan hati-hati, karena jargon atau kata-kata tidak pasti dapat membuat penelepon meragukan pengalaman mereka. Tanyakan kepada penelepon apakah Anda memahami informasi yang Anda berikan.

5

Minta izin sebelum menunda panggilan . Terima kasih kepada penelepon atas kesabaran Anda dan beri tahu dia berapa lama dia harus menunggu. Meminta persetujuan untuk meneruskan pesan atau mencari pertanyaan, karena ini akan memberi opsi kepada penelepon untuk menunggu online atau tidak.

6

Pastikan penelepon memahami informasi yang Anda berikan. Tinjau tanggal dan waktu penting. Tanyakan kepada penelepon apakah mereka dapat membantu sebelum mengakhiri panggilan. Berterima kasihlah kepada penelepon di penghentian panggilan.

Kiat