Cara menulis email kantor

Begitu kita memasuki dunia kerja, kita mulai mempelajari trik-triknya dan mempraktikkan semua alat yang kita tahu untuk melakukan pekerjaan kita, tetapi ada beberapa perusahaan yang menawarkan pelatihan karyawan mereka di bidang bahasa bisnis, begitu banyak yang tidak menyadari cara yang benar untuk berkomunikasi secara tertulis dalam suatu organisasi, dengan cara apa kita harus memulai sebuah teks? Bagaimana cara mengatasi atasan saya atau kolega saya? Di .com kami mengklarifikasi beberapa poin dasar sehingga Anda tahu cara menulis email pekerjaan

Tingkat komunikasi

Jika Anda yang memulai komunikasi, Anda harus menetapkan tingkat formalitas email. Cara Anda berkomunikasi secara tertulis dengan rekan dekat Anda, dengan bos Anda atau dengan orang asing tidak sama. Terlepas dari kepercayaan, yang penting adalah Anda selalu menggunakan bahasa yang jelas dan benar

Salam awal

Tingkat formalitas dan kepercayaan diri akan memungkinkan Anda untuk membuat salam awal, misalnya dengan orang asing atau atasan yang jauh dari Anda, Anda dapat mulai menulis salam resmi "Dear Pablo Perez", dengan atasan Anda mungkin bisa menjadi "Selamat pagi Juan" atau " Selamat siang Pak Juan "dan dengan kolega dekat Anda, " halo "atau" halo apa kabar ", yang lebih informal dan dekat dengan tetap memadai

Presentasi

Jika Anda menulis email kantor untuk pemasok atau kontak dari perusahaan yang belum mengenal Anda, sangat penting bagi Anda untuk mempresentasikan posisi Anda setelah sambutan, sehingga pembaca dapat menemukan Anda dengan cepat. "Pablo Perez yang terhormat, nama saya Fulano de Tal, editor situs web .com"

Kejelasan dalam konten

Setelah menyampaikan kepada Anda, sebutkan tujuan email Anda dengan jelas dan sesingkat mungkin, misalnya "kontak untuk mengetahui status pencetakan 2000 kartu nama yang dipesan untuk perusahaan Anda Januari lalu"

Perpisahan dan kontak

Setelah Anda selesai menulis email kantor, ucapkan terima kasih kepada pembaca, baik untuk informasi yang akan memfasilitasi, atas bantuan Anda, dll. Bangun selamat tinggal yang ramah, di mana juga semua detail kontak Anda, misalnya: Di muka seribu terima kasih Salam (atau Salam, jika ada lebih banyak kepercayaan diri) Dari-ke-dan-dari editor. Email Email xxxx Telepon xxx

Hindari pesan yang membingungkan

Jangan memberikan informasi lebih lanjut jika Anda tidak jelas, jangan membingungkan pembaca Anda dan mencoba untuk menangkap semua keraguan, keinginan, atau kebutuhan yang Anda miliki di email, sehingga Anda tidak merasa berkewajiban untuk menulis satu lagi lagi untuk mengatakan "aaah" Saya lupa berkomentar ... " Setelah Anda selesai email SELALU membacanya sebelum mengirimnya, sehingga Anda dapat memperbaiki kesalahan atau meningkatkan apa yang dibutuhkan

• Adalah penting bahwa, apa pun tujuan email: menginformasikan, meminta, mengekspresikan, dll, kontennya jelas bagi pembaca, bahwa itu tidak menyebabkan kebingungan.
• Jangan menggunakan kata-kata membingungkan yang bisa membuat mereka terjerat, terkadang lebih sedikit, ingatlah
• Selalu periksa email sebelum mengirimnya, untuk memastikan bahwa Anda tidak melakukan kesalahan dan Anda mengatakan apa yang Anda inginkan