Cara menulis surat agar klien membayar

Ketika pembayaran pelanggan diminta, tindakan yang tepat digunakan untuk membuat surat yang efektif untuk dikirimkan kepada mereka. Surat permintaan pembayaran digunakan ketika pelanggan tidak membayar faktur pada tanggal jatuh tempo. Semakin lama pelanggan membayar faktur, semakin banyak surat yang ditulis perusahaan untuk klien ini. Surat permintaan pembayaran harus sopan, jelas, dan harus memberikan perincian tentang pelanggaran yang dilakukan klien.

Langkah-langkah untuk diikuti:

1

Ini menggunakan kop surat perusahaan, karena berisi semua informasi tentang organisasi dan sering terlihat lebih formal.

2

Surat itu harus ditujukan kepada orang tertentu . Anda harus memiliki tanggal surat itu, diikuti dengan nama dan alamat klien. Alamat orang yang mengatakan "Sayang", diikuti dengan nama lengkap klien.

3

Tentukan tujuan surat itu. Surat permintaan pembayaran harus mengomunikasikan tujuan ini dengan jelas di awal yang sama. Gunakan nada profesional, dan gunakan kata-kata positif dan hangat.

4

Termasuk perincian hutang. Menentukan tanggal layanan untuk hutang ini, tanggal jatuh tempo asli dan jumlah terutang termasuk biaya keterlambatan. Ini termasuk nomor faktur, sehingga memungkinkan klien untuk menemukan dokumen asli lebih mudah. Banyak perusahaan juga akan menyertakan salinan faktur asli dalam jenis surat ini. Memberitahu klien tentang tingkat bunga pembayaran terlambat.

5

Minta pelanggan untuk pembayaran. Pelanggan tahu bahwa lebih banyak biaya untuk keterlambatan pembayaran dapat dihindari dengan membayar jumlah yang sesuai dalam periode tertentu. Minta klien untuk menghubungi Anda untuk membuat pengaturan jika dia tidak dapat melakukan pembayaran secara penuh pada tanggal tersebut. Sertakan ekstensi nomor telepon langsung Anda, jika perlu. Masukkan alamat email Anda dan tawarkan korespondensi Anda melalui formulir ini, jika klien menginginkannya.

6

Terima kasih pelanggan. Jika pembayaran telah dilakukan, terima kasih kepada pelanggan. Terima kasih pelanggan sebelumnya karena mengirim pembayaran cepat. Beri tahu pelanggan bahwa jika Anda memiliki pertanyaan tentang masalah ini, jangan ragu untuk menelepon.