Cara menulis surat untuk meminta rapat

Banyak orang dalam masyarakat menjalani kehidupan yang sibuk. Karena itu, untuk bertemu dengan seseorang, Anda harus merencanakan waktu dan tempat tertentu untuk rapat. Untuk pertemuan informal, pesan teks atau panggilan telepon sederhana biasanya berfungsi. Untuk pertemuan formal, surat dapat dikirim untuk mengajukan permintaan. Meskipun surat ini tidak harus panjang, Anda harus membahas alasan rapat, tanggal dan waktu rapat yang mungkin, dan meminta tindak lanjut.

Lihatlah dua artikel lain ini tentang cara menulis surat rekomendasi untuk seseorang dan bagaimana menulis surat untuk klien untuk membayar

Langkah-langkah untuk diikuti:

1

Mulai surat dengan tanggal, alamat penerima dan salam, misalnya, "Tuan Victor yang terhormat" Jika Anda bekerja di tempat yang terpisah dari penerima, sertakan alamat fisik dan alamat penerima. Alamat-alamat itu sangat penting jika Anda mengirim surat, tetapi tidak perlu jika Anda mengirim email.

2

Mulai isi surat yang mengungkapkan keinginan Anda untuk bertemu dengan orang tersebut. Misalnya, Anda dapat menulis: "Saya menulis surat ini untuk meminta pertemuan dengan Anda."

3

Tunjukkan alasan Anda ingin bertemu dan perkiraan durasi pertemuan.

4

Tawarkan tanggal dan jadwal potensial yang tersedia secara tertulis, dengan frasa seperti: "Selama minggu 21 Maret, saya dapat bertemu setiap hari antara jam 9 pagi dan siang hari."

5

Minta tanggal alternatif jika calon tanggal tidak cocok dengan jadwal orang tersebut. Anda dapat menulis dengan cara ini: "Jika tanggal ini tidak sesuai dengan jadwal Anda, silakan kirim tanggal dan waktu alternatif."