Bagaimana mengembangkan pertemuan yang efektif di perusahaan saya

Di perusahaan ada penyakit endemik yang mempengaruhi mereka semua sama: "Reunionitis". Hilangnya produktivitas yang disebabkan oleh jam yang diinvestasikan dalam rapat adalah salah satu aspek yang paling menjadi perhatian tim manajemen. Menurut pengalaman kami, perlu untuk menerapkan metodologi untuk memastikan bahwa pertemuan itu produktif: kepemimpinan, ketelitian dan komitmen. Jika Anda ingin mengadakan pertemuan yang efektif di perusahaan Anda, baca dengan cermat langkah-langkah berikut.

Langkah-langkah untuk diikuti:

1

Pikirkan apakah pertemuan itu benar-benar diperlukan, serta siapa yang harus hadir dengan cara yang penting. Untuk mengetahui apakah rapat dapat dihindari, tentukan tujuan Anda dengan jelas dan akurat dan evaluasi jika Anda bisa menunggu.

2

Kirim panggilan dengan urutan hari dengan cara yang terdokumentasi. Atur waktu mulai dan berakhir. Semua peserta harus mengetahui topik yang akan dibahas. Kami sarankan Anda membaca artikel berikut tentang cara mengingatkan orang untuk menghadiri pertemuan.

3

Cobalah untuk memastikan bahwa semua peserta mempersiapkan pertemuan dengan benar sebelum memulai. Ini akan dicapai dengan mengirim panggilan, seperti yang telah kami komunikasikan pada langkah sebelumnya.

4

Tepat waktu. Mulai pada waktu yang dijadwalkan. Perlu diingat juga, bahwa perakitan harus berlangsung kurang dari satu setengah jam untuk tidak menyebabkan kelelahan. Apakah Anda sudah tahu cara menempatkan tabel?

5

Penemu atau siapa pun yang ditunjuknya akan bertindak sebagai moderator dan pemimpin pertemuan. Ini harus menetapkan pedoman yang jelas ketika berurusan dengan masalah dewan, disarankan untuk menghindari "cara bebas" untuk menghindari menciptakan dispersi di antara peserta.

6

Hindari segala macam gangguan. Diperingatkan sebelumnya: Telepon luar, telepon, ...

7

Jangan berurusan dengan masalah di luar agenda.

8

Hormati intervensi orang lain. Berlatih mendengarkan aktif dan jadilah konkret. Karena itu, hindari polemik yang absurd atau masalah pribadi dengan cara apa pun.

9

Rekam pertemuan dan kirimkan antara 24-48 jam berikutnya, kecuali disepakati lain. Dalam hal ini Anda harus menulis kesimpulan yang jelas dalam sesi ini . Ini akan mendorong pekerja, yang akan memberikan pertemuan status dan kepentingan yang relevan.

Kiat