Cara mengatur file

Organisasi sistem file Anda dapat mencegah hilangnya dokumen . Setelah Anda mengatur file, Anda dapat mengurangi jumlah dokumen di folder Anda dan hanya menyajikan apa yang penting dan penting bagi Anda.

• Menggantung folder
• File folder
• Label

1

Sortir dokumen menurut organisasi Anda ke dalam kelompok, karena ini akan membantu dalam koordinasi kategori atau kelas Anda. Putuskan dokumen mana yang harus ditempatkan di setiap kategori. Buat bagian dalam setiap kategori, karena akan membantu Anda dalam pengelolaan dan pengaturan file Anda.

2

Buat sub-kategori untuk setiap kategori. Mungkin sulit untuk mengatur sistem file ke dalam kategori dan subkategori, tetapi akan lebih mudah setelah sistem file diatur. Sistem file ini dapat bermanfaat dan sebagai tambahan, Anda dapat menyederhanakan sistem file dengan membaginya menjadi beberapa subkategori yang berbeda seperti tempat, tanggal dan nama.

3

Kategorikan sistem folder Anda dengan menggunakan warna kode untuk membuat semua file penting dan memisahkannya satu sama lain. Warna-warna penting akan membantu Anda menemukan file apa pun yang dipertanyakan kapan saja, dan Anda tidak perlu memeriksa setiap folder saat Anda perlu menemukan file tertentu.

4

Gunakan tiga hingga lima warna. Gunakan warna tertentu untuk setiap kategori. Anda dapat menggunakan warna biru untuk file rumah tangga, merah untuk file medis, hijau untuk file keuangan, dan oranye untuk file pribadi. Dengan menggunakan warna, Anda dapat memisahkan setiap kategori.

5

Gunakan label berwarna untuk menggantung folder dan label putih untuk label, karena mereka dapat dengan mudah dibaca dalam warna putih. Tempatkan setiap label pada posisi tabulasi folder berdasarkan kategori yang telah Anda buat dalam urutan abjad atau angka.

• Anda dapat menempatkan label di folder Anda secara numerik, tetapi hindari mengatur file dalam urutan numerik. Anda dapat memilih untuk memiliki sistem file alfabet dengan nama-nama seperti dokter, keuangan rumah tangga, dan personel.
• Penggunaan warna tertentu seperti merah untuk catatan medis mengidentifikasi pentingnya file, dan akan mudah diakses untuk menjangkau mereka ketika tiba saatnya untuk panggilan darurat.